Aktuell

Aktenplan - Einführung oder Überarbeitung

Am 07. März 2007 fand in Münster ein DMS-Workshop des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen (StGB NRW) statt. Den Auftakt der ausgebuchten Veranstaltung bildete der Vortrag "Aktenplan und dessen Einführung" des Kommunalberaters Wolfgang Sagemerten. Weitere Themen waren "DMS am Beispiel von REGIsafe® IQ" und "Outputmanagement / DMS / Kostenoptimierung".

Die Unterlagen zu den Themen "Aktenplan und dessen Einführung" und "DMS am Beispiel von REGIsafe® IQ" können auf den Mitgliederseiten des StGB NRW abgerufen oder unter beratung@sagemerten.de angefordert werden.


Projekt / Schulung "Leistungsorientierte Bezahlung nach dem TVöD"

Im Jahr 2007 wird die leistungsorientierte Bezahlung nach dem TVöD eingeführt! (oder Sie verteilen das Geld nach dem Gießkannenprinzip).

Ich biete Ihnen als praxiserfahrener Kommunalberater (ehemaliger Personalratsvorsitzender, Haupt- und Personalamtsleiter, Verwaltungschef) die Hilfestellung, um das Projekt "Leistungsorientierte Bezahlung nach dem TVöD" erfolgreich umzusetzen und die Motivation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich zu erhöhen.

Neben der Projektplanung und -durchführung werde ich als neutraler Moderator und Berater tätig. In einem Arbeitskreis können die unterschiedlichen Lösungsansätze des TVöD diskutiert werden; die Umsetzung wird dort vorbereitet. Führungskräfte, Personalsachbearbeiter und Personalrat werden geschult und arbeiten dabei gleichzeitig an den Lösungen mit. Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und systematische Leistungsbewertungen werden so umgesetzt, dass nicht nur den rechtlichen Bedingungen Rechnung getragen wird, sondern auch das Ziel der Motivations- und Leistungssteigerung erreicht wird. Für die Ausarbeitung der Ziele stehe Muster-Ziele entsprechend der Aufgaben- oder Produktorganisation zur Verfügung. Die Führungskräfte können anhand der Muster-Ziele leichter die Zielvereinbarungen mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vereinbaren.

Anfragen richten Sie bitte unter dem Stichwort "Leistungsorientierung" an info@sagemerten-kommunalberatung.de.


QUALITÄT UND KOSTENEINSPARUNG IN DER GEBÄUDEREINIGUNG

Kommunen verfügen über eine große Anzahl von Gebäuden. Schulen, Kindergärten, Rathaus, Sporthallen, und andere Einrichtungen müssen gereinigt werden. Werterhalt und hygienische Bedingungen müssen gewährleistet werden. Gleichzeit soll die Gebäudereinigung den Haushalt nicht zu sehr belasten.

Eigenreinigung wird als gut und teuer angesehen. Fremdreinigung hat vielfach den Ruf billig und schlecht zu sein. Qualität zu vernünftigen Preisen ist schwer zu erreichen. Es gibt keinen Reinigungsfachmann in der Verwaltung; Reinigung ist eben nicht Ihr Kerngeschäft. Die VOL-Ausschreibung nach Qualitätsgesichtspunkten erfordert aber beste Kenntnisse des Marktes und moderner Reinigungsmethoden.

Wir, der Reinigungs- und Qualitätsexperte Leon van den Bergh - quality consulting + services, Norderstedt und ich, Kommunalberater Wolfgang Sagemerten, Ostbevern, bieten die kompletten Leistungen auf diesem Sektor an. Wir stellen die Kosteneinsparpotentiale dar, führen eine Qualitätsmessung ein und schreiben Ihre Objekte unter Qualitätskriterien aus. So können Sie viel Geld sparen und haben trotzdem gut gereinigte öffentliche Gebäude!

Eine Produktbeschreibung können Sie unter beratung@sagemerten.de anfordern.


Projektorganisation

Die Lösung für komplexe Aufgabenstellungen - Mehr als "schlanke" Verwaltung

Rathaus von Rheinsberg
Rathaus Rheinsberg
Das Neue Steuerungsmodell für Kommunen hat im letzten Jahrzehnt zu einer Verschlankung der Kommunalverwaltungen geführt. Aber es blieb bei der weitgehend hierarchischen Struktur. In einer immer komplexer werdenden Gesellschaft müssen auch die Kommunalverwaltungen immer komplexere Aufgabenstellungen bewältigen. Dies funktioniert auch mit einer optimierten Hierarchie nur bedingt. Die Lösung heißt deshalb: Projektorganisation für allen komplexen Aufgabenstellungen. Aber, nicht alles was sich Projekt nennt, ist auch ein Projekt!

Projektorganisation beginnt im Kopf! Führungskräfte müssen anders führen, Projektleiter und Projektmitarbeiter müssen anders arbeiten als bisher.

Was ist anders in der Projektarbeit?
  1. Projekte sind komplex! - Es müssen Wissen und Fähigkeiten aus den unterschiedlichsten Bereichen der Kommunalverwaltung eingesetzt werden.
  2. Projektarbeit erfolgt meistens innerhalb einer Projektgruppe! Die fachübergreifende Zusammenarbeit ist wichtig.
  3. Lösungen und Lösungswege sind oft nicht vollständig klar und planbar. Es wird deshalb nicht prozessorientiert sondern zielorientiert vorgegangen.
  4. Projekte sind keine Routinetätigkeiten!
  5. Projekt erfordern ein anderes Führungsverhalten! Statt Einzelanweisung wird zielgerichtet geführt und kontrolliert.


Die Einführung und verstärkte Hinwendung zur Projektarbeit erfordert eine Veränderung der Aufbauorganisation, Schulung der Führungskräfte, der zukünftigen Projektleiter und der zukünftigen Projektmitarbeiter. Neben verwaltungstechnischen Anforderungen ist eine veränderte Arbeitskultur notwendig.

Ich bringe Ihre Projektarbeit auf die Erfolgsspur! Zu meinen Beratungs- und Serviceleistungen gehören:


Projektsoftware CoP.Track

CoP.Track ist ein eigenständiges System zur Verwaltung, Steuerung und Berichterstattung von Projekten. CoP.Track ist das komplette Projektmanagement im Browser. CoP.Track steht in verschiedenen Ausbaustufen - von der kostenlosen Single-User-Verison bis zur leistungsfähigen Enterprise-Version zur Verfügung. CoP.Track ist einsetzbar unter Windows und Linux und allen Betriebssystemen, die Java unterstützen.

CoP.Track umfasst die Planung, Verfolgung, Steuerung und Abrechnung von Projekten und sonstigen betrieblichen Aufgaben, die nicht als Projekt angelegt sind.

Weitere Leistungsmodule sind:


Versicherungsberatung - Problem der Neubauwerte auf der Basis 1914

Für kommunale Gebäude ist die gleitende Neubauversicherung üblich. Im Schadensfall wird zu den jeweiligen örtlichen Baupreisen entschädigt. Die richtige Ermittlung des Versicherungswertes auf der Basis 1914 ist selbst für Bausachverständige recht anspruchsvoll. Die Kommunen fordern deshalb von ihrem Versicherer einen unbeschränkten Unterversicherungsverzicht ein. Bei zu geringen Versicherungswerten ergeben sich so keine Nachteile. Anders sind für die Kommunen die durchaus nicht seltenen Fälle zu beurteilen, bei denen der Versicherungswert 1914 erheblich zu hoch angesetzt wurde. Diese fehlerhaften Bewertungen führen zu überhöhten Beitragszahlungen; u. U. für viele Jahre.

Wir (mit meinem Kooperationspartner H. Friedmann, staatl. anerkannter Versicherungsberater) bieten den Kommunen an, die Versicherungssummen 1914 -auf Wunsch stichprobenhaft- mit unserem dateigestützten Verfahren sachverständig überprüfen zu lassen. Auch auf diesem Wege lassen sich für die Kommunen tw. erhebliche Beitragseinsparungen erzielen.


Laufende Betreuung des Versicherungsbestandes

Ziel der Kommunen ist ein langfristiger wirtschaftlicher Sachversicherungsschutz. Auf der Grundlage der vorhandenen Verträge biete ich, über meinen Partner Harald Friedmann, Versicherungsberater, eine laufende Betreuung des Versicherungsbestandes mit Erfolgskontrolle und Problemlösungen an. Zur Versicherungsbetreuung gehören: Kontrolle der Beitragsabrechnungen, risikogerechte Anpassung des Versicherungsschutzes, Aktualisierung von Versicherungssummen, vertragsgerechte Abwicklung von Schadensfällen und Bereitstellung von Fachinformationen des Versicherungsrechts.


Verschwendung als Straftatbestand?

Der Präsident des Bundesrechnungshofes Dieter Engels gab der Wirtschaftswoche (Wiwo Nr. 14/2006 vom 03.04.2006) ein interessantes Interview zu den Themen Bürokratie und Steuerverschwendung.

Engels erteilte den Forderungen nach einem Straftatbestand "Steuerverschwendung" eine Absage. Er wünscht sich entscheidungsfreudige und flexible Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im öffentlichen Dienst. Es sei zu befürchten, dass ein Straftatbestand Steuerverschwendung zu doppelten und dreifachen Prüfungen führe. Verantwortung werde dann nicht mehr übernommen sondern abgewälzt. Seine Befürchtung: Ineffizienz und längere Verwaltungsverfahren.

Teuere Fehlentscheidungen in der Verwaltung seien oft eine Folge der ausgeprägten Überregulierung in Deutschland. Wichtiger Ansatzpunkt sei deshalb eine nachhaltige Deregulierung.


Personalbedarfsanalyse

Objektive Personalbedarfsermittlung und Personalentwicklung
Probleme erkennen und lösen

Rathaus von Ostbevern
In den Kommunalverwaltungen haben sich in den vergangenen Jahren erhebliche Veränderungen ergeben. Durch den verstärkten Einsatz der Datenverarbeitung wurden Massenarbeiten rationalisiert. Gleichzeitig nahmen die Arbeiten in vielen Bereichen erheblich zu und auch gänzlich neue Aufgaben sind wahrzunehmen. Die Investitionen gingen zurück, die Unterhaltungsarbeiten steigen.

Vor dem Hintergrund der tatsächlichen Veränderungen und der qualitativen Ansprüche ist eine objektive Personalbedarfsanalyse notwendig.

Durch sie wird die Diskussion um eine bürgerfreundliche, dienstleistungsorientierte Kommunalverwaltung versachlicht. Die Analyse des Personalbedarfs gibt außerdem wertvolle Anregungen und Hinweise für weitere strukturelle Veränderungen der Verwaltung.

Ziel der Personalbedarfsanalyse ist es, für die Verwaltungsführung und die Kommunalpolitik objektive Aussagen über den Personalbedarf und die Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhalten. Die Untersuchung soll Schwachstelle aufzeigen und gezielt weitergehende Organisationsuntersuchungen und Organisationsmaßnahmen ermöglichen.

Mein KOMMUNAL BERATUNGS PRODUKT "PERSONALBEDARFSANALYSE" bietet Ihnen die externe Ausführliche Projektinformationen können Sie unter dem Stichwort "Personalbedarfsanalyse" anfordern bei info@sagemerten-kommunalberatung.de.


Kein Geld an Versicherungen verschenken!

Städte, Gemeinden und Landkreise verfügen über großes Sachvermögen. Schulen, Kindergärten, Rathäuser, Bauhöfe, Sportstätten, Theater und Museen benötigen Sachversicherungen (Gebäude-, Inhalts- u. Elektronikversicherungen). Um die Haushalte vor versicherbaren Gefahren und Kosten (Brand, Einbruchdiebstahl, Frost- und Sturmschäden, Elektronikschäden usw.) zu schützen, haben die Kommunen in der Regel ihr Sachvermögen durch entsprechende Versicherungsverträge abgesichert.

Aufgrund der Sparzwänge der Kommunen bei Veränderungen der liberalisierten Versicherungsmärkte sollten die Versicherungsbedingungen und Prämien (einschl. der Versicherungssteuern) fachtechnisch auf ihre Wirtschaftlichkeit untersucht werden.


Risiko- und Vertragsanalyse

Grundlagen sind die Bestandsaufnahme für alle bestehenden Versicherungen sowie eine aussagefähige Risikoanalyse mit der haftungsrechtlichen Verantwortung des Versicherungsberaters.

Die zeitgerechte Gestaltung der Versicherungsverträge und deren Anpassung an den wirtschaftlich und rechtlich notwendigen Schutzbedarf sind die Basis für ein verbessertes Preis-/Leistungsverhältnis zwischen der Kommune und ihren Versicherern. Ziel ist die Ausschöpfung aller Einsparpotenziale bei gleichzeitiger Gewährleistung eines optimalen Sachversicherungsschutzes.

Um kurzfristig zu verwertbaren Ergebnissen zu kommen, kann u. U. eine Kurzanalyse erstellt werden.


Von der Analyse zum optimierten Versicherungsschutz

Die Vertrags- und Risikoanalyse führt zu Vorschlägen zur Verbesserung der wirtschaftlichen Ergebnisse.

Mit der VOL-Ausschreibung der Sachversicherungen werden die Verbesserungen realisiert.

Neben der Versicherungsprämie spielen dabei Qualitätskriterien wie Bemessung der Versicherungssummen, Schadensverhütung, Schadensabwicklung und Betreuung eine gewichtige Rolle. Die zeitlich und formal richtig gesteuerte Ausschreibung bringt dann den optimierten Versicherungsschutz.

Ein Beispiel aus Niedersachsen: Eine Gemeinde beauftragt die WOLFGANG SAGEMERTEN KOMMUNAL BERATUNG die Sachversicherungen unter Qualitätsgesichtspunkten neu auszuschreiben. Der dreijährige Vertrag (mit Verlängerungsklausel) bringt eine Wir sparen für Sie ein - Kommunalberatung Sagemerten
  Netto-Einsparung von rd. 27.700 €.  
Damit wird bei gleichem Versicherungsschutz eine jährliche Einsparung von 23% erzielt.


Weitere Informationen zur Risiko- und Vertragsanalyse und zur Ausschreibung von Versicherungsleistungen können Sie telefonisch oder per Mail anfordern.


Netzwerk Kommunal

Mich kennen Sie als Kommunalberater mit den Schwerpunkten Organisation und Personal. Mein Beratungs- und Servicenetzwerk mit kompetenten Partnern wird ständig ausgebaut. Derzeit werden folgende Dienstleistungsbereiche abgedeckt:

Der Aufgaben- und Verwaltungsgliederungsplan

Handwerkszeug für kleine und mittlere Kommunen

Leider hat die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung, Köln (KGSt), sich in den vergangenen Jahren nur noch um das Neue Steuerungsmodell gekümmert und dabei das "Handwerkszeug" der Organisationsarbeit vergessen. Das Gutachten "Aufgaben- und Verwaltungsgliederungsplan" aus dem Jahre 1969 ist nicht mehr aktuell. Neue Aufgaben und Tätigkeiten sind nicht aufgenommen worden (z. B. aus den Bereichen Grünflächen, Liegenschaften, Offene Vermögensfragen, Abfallwirtschaft und Umweltschutz). Die neuen Länder kommen überhaupt nicht vor.

Die "handwerkliche" Grundlage des "Aufgabengliederungsplanes" wird von der KGSt nicht fortgeschrieben, obwohl einzelne Mitglieder darauf drängen. So muss sich jeder so gut helfen, wie er kann.

Ich stelle deshalb allen interessierten Kommunalverwaltungen eine tw. fortgeschriebenen Aufgabengliederungsplan kostenlos als WORD-Datei (demnächst auch als EXEL-Datei) zur Verfügung. Er enthält Fortschreibungen, die die KGSt unsystematisch in Spezialberichten vorgenommen hat. Anforderungen bitte an info@sagemerten-kommunalberatung.de.


Die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) - Ein Buch mit sieben Siegeln?

Freiberufliche Leistungen sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet: Beratungsleistungen einkaufen stellt für viele Verwaltungen ein Problem dar. Wie finde ich den richtigen Berater? Was ist bei der Auswahl zu beachten? Muss ich den billigsten Bieter nehmen?

Beratungsleistungen mit einem Wert von mehr als 200.000 Euro sind europaweit nach der VOF auszuschreiben. Aber auch unterhalb des EU-Schwellenwertes kann es sinnvoll sein, die Beraterauswahl freiwillig anhand der Kriterien der VOF durchzuführen. Die VOF verlangt nämlich ausdrücklich keinen Preiswettbewerb sondern ein Verwandlungs- und Wettbewerbsverfahren nach Qualitätsgesichtspunkten.

Zusammenfassend ist festzustellen: Benötigen Sie weitere Informationen? Eine Kurzdarstellung zur Anwendung der VOF für die Vergabe von Beratungsleistungen erhalten Sie auf Anforderung per Mail an info@sagemerten-kommunalberatung.de.


Sitzungs- und Protokolldienst - Softwareübersicht


Für meine Seminare "Sitzungs- und Protokolldienst optimal gestalten" habe ich eine Übersicht über Softwareprodukte zu diesem Thema angefertigt. Interessenten erhalten die Softwareübersicht auf Anforderung per Mail an info@sagemerten-kommunalberatung.de.